Metodologi manajemen proyek seringkali disebut juga dengan istilah tahapan manajemen proyekSeperti yang telah disebutkan di awal, bahwa metodologi manajemen proyek terbagi dalam :
1. Inisiasi Proyek ( Initiation Project )
2. Perencanaan Proyek ( Planning Project )
3. Pelaksanaan Proyek ( Execution Project )
4. Monitoring Dan Pengontrolan Proyek ( Monitoring & Controlling Project )
5. Penutupan Proyek ( Closing Project ).
1. Inisiasi Proyek ( Project Initiation)
Inisiasi proyek adalah tahap
awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi proyek adalah mengawali sebuah
proyek, dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam
bentuk definisi proyek. Dari definisi proyek inilah akan akan kelihatan gambaran
global sebuah proyek yangakan dikerjakan. Gambaran global ini biasanya
bersi ruang lingkup proyek, lingkup proyek, tujuan proyek,waktu pengerjaan
proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya. Inisiasi proyek, dalam hal ini
adalah dokumen definisi proyek yang akan dijadikan sebagai bahan,pegangan dan
acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan
manajemen proyek.
Tujuan Inisiasi Proyek
1. Menentukan tujuan proyek secara rinci.
2. Mengidentifikasi
faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor) untuk
pelaksanaan proyek.
3. Menentukan ruang lingkup proyek,
jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi
proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat
perencanaan manajemen proyek.
4. Menetukan kriteria keberhasilan proyek.
Mekanisme Inisiasi Proyek
1. Pemilik proyek memberi penugasan kepada manajer proyek dan tim proyek.
2. Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama
membuat definisi proyek dan disetujui olehpemilik proyek.
3. Definisi
proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan
sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen
proyek.
2. Perencanaan
Proyek ( Project Planning )
Setelah sebuah proyek
didefinisikan, langkah selanjutnya adalah merencanakan proyek yang dimaksud.
Perencanaan proyek ini biasanya dalam bentuk dokumen perencanaan manajemen
proyek.Pada intinya, perencanaan manajemen proyek ini adalah deskripsi detail
dari definisi proyek yang telah dibuat. Perencanaan proyek secara umum berisi :
tujuan dan ruang lingkup proyek, waktu pengerjaan atau jadwal proyek, rencana
anggaran biaya proyek, kualitas proyek, sumber daya proyek,
perencanaan komunikasi, pengadaan serta integrasi.Namun pada prakteknya tidaklah
harus selengkap yang telah di deskripsikan di atas. Hal ini sangat bergantung
pada besar kecilnya proyek, juga pada kompleksitas sebuah proyek.
Semakinkompleks dan besar sebuah proyek, maka seharusnya semakin lengkap
pulalah perencanaan manajemen proyek tersebut.
Tujuan Perencanaan Proyek
1. Mendefinisikan ruang lingkup proyek.
2. Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek.
3. Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek.
4. Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek.
5. Menentukan
kualifikasi, peran dan tanggunjawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan
untuk melaksanakan
proyek.
6. Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya.
7. Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek.
8. Menentukan
dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk
mengukur kinerja proyek.
Mekanisme Perencanaan Proyek
1. Manajer proyek
bersama-sama dengan tim proyek mempelajari kembali definisi
proyek.
2. Membuat perencanaan proyek berdasarkan definisi
proyek yang telah dibuat.
3. Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa
project management plan tersebut akan dijadikan sebagai acuan
dalam pelaksanaan proyek.
3. Eksekusi
Proyek ( Project
Execution )
Setelah proyek direncanakn
secara matang dengan segala perhitungan dan pertimbangan yang ada, maka langkah
selanjutnya adalah melaksanakan perencanaan proyek tersebut dalam
suatu tindakan. Pelaksanaan atau realisasi dari rencana proyek yang tertuang
dalam project management plan inilah yang disebut
dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek. Jadi pada intinya eksekusi proyek
adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam
project management plan.
Tujuan Eksekusi Proyek
1. Merealisasikan perencanaan proyek
yang tertian
dalam perencanaan manajemen proyek.
2. Mengkoordinasikan kinerja team proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumberdaya non-Personil.
3. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.
2. Mengkoordinasikan kinerja team proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumberdaya non-Personil.
3. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.
Mekanisme Eksekusi Proyek
Perencanaan manajemen proyek,
serta dikukuhkan sebagai acuan pelaksanaan proyek, maka langkah berikutnya
adalah :
1. Manajer dan team proyek membentuk kerja sama team
selama proyek berlangsung, atau seringdisebut team
building.
2. Manajer dan team proyek melaksanakan
semua tugas yang sudah tertuang di dalam perencanaan manajemen
proyek.
3. Mendapatkan persetujuan setiap fase
pekerjaan proyek yang telah diselesaikan.
4. Pengontrolan
Proyek ( Project Controlling )
Project Controlling
adalah pengontrollan terhadap
kegiatan atau aktifvitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi
lang kah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang
telah ditentukan dengan perencanaan manajemen proyek yang telah dibuat.
Juga mengecek apakah kegiatan atau aktifivitas-aktifvitas proyek yang dilaksanakan
sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sudah sesuai dengan target
ataukah belum. Bila belum, tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar
tujuan proyek bisa terpenuhi
Tujuan Eksekusi Proyek
1. Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan.
2. Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal.
3. Dengan melakukan control diharapkan adanya masukan apakah perencanaan manajemen proyek perlu diperbarui ataukah tidak.
Mekanisme Eksekusi Proyek
Kontrol terhadap semua pelaksanaan proyek, meliputi :
1. Kontrol terhadadap time, scope dan quality, yaitu dengan cara :
Membandingkan rencana jadwal,
lingkup dan kualitas terhadap actual progress penggunaan form activity tracking
table.
2. Kontrol terhadap biaya atau cost, yaitu dengan cara :
- Menentukan biaya yang telah dikeluarkan dari dimulainya suatu proyek sampai saat ini( actual expenditure).
- Membandingkan actual expenditure dengan rencana anggaran menentukan biaya dan waktu saat ini sampai dengan selesainya suatu proyek (estimateto complete)
- Menentukan biaya dan waktu penyelesaian proyek (estimate at completion)
- Estimate at completion = actual expenditure + estimate to complete
- Penggunaan form estimate cost at completion3. Dari Informasi yang diperoleh terhadap scope, time cost, quality, selanjutnya adalah :
- Buat laporan tentang status dan kemajuan proyek
- Penggunaan form project progress report
- Bila dari hasil pengontrolan diperlukan perubahan rencana, maka : Lakukan re-planning
Penggunaan project planning
& project management plan update.
5. Penutupan
Proyek ( Project Closure )
Project closure adalah
merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya tahapanpenutupan
proyek ini adalah memberikan laporan tentang hasil-hasil apa saja yang
diperoleh dari suatu rangkaian aktifvitas-aktifvitas proyek yang telah
dilaksanakan. Bentuk-bentuk pelaporan tentang semuahasil pekerjaan yang telah
dilaksanakan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen laporan.Pada tahap ini
harus diyakinkan bahwa semua deliverable telah terpenuhi. Demikian pula
dengan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan ( outstanding task ) harus segera dicatat dan
kemudian diselesaikan. Setelah semua pekerjaan dinyatakan selesai yang tertuang
dalam dokumen laporan resmi,maka langkah terakhir adalah pembubaran team
proyek.
Tujuan Project Closure
1. Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek.
2. Mengakhiri penugasa anggota team proyek.
Mekanisme Project Closure
1. Manajer Proyek melakukan
serah terima hasil pekerjaan berupa :
- Laporan Pelaksanaan Pekerjaan
- Laporan Penyelesaian Pekerjaan
- Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan
- Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.
Sekian pemaparan Manajemen Proyek dari saya, kedepan akan saya perbaiki dalam hal penulisan dan pemilihan bahasa untuk kemudahan teman teman semua, Terimakasih
SASAJI
Posting Komentar